Stichting Pergamijn

 

kwaliteitsrapport 2021 

Inleiding 

Hoofdstuk 1

2021, een jaar van reflectie

Hoofdstuk 2

Corona

Hoofdstuk 3

Proces rond de cliënt

Hoofdstuk 4

Cliëntervaringen

Hoofdstuk 5

Betrokken en vakbekwame medewerkers

Hoofdstuk 6

Het jaar 2021 volgens….

 

Het jaar 2021 in cijfers

2021 – Een bewogen jaar

2021 was een bewogen jaar voor Pergamijn in meerdere opzichten. Zo valt het afgelopen jaar vanuit mijn optiek samen te vatten.

Wisseling van bestuur
In juli 2021 nam ik het stokje over van Annette Imhof, bestuurder a.i. voor 5 maanden bij Pergamijn. Pergamijn zat in een roerige en onrustige tijd hetgeen niet ongewoon is in tijden van een bestuurlijke wisseling van wacht. Roerig – niet alleen door corona die van impact bleef gedurende het hele jaar – maar ook doordat er op alle lagen van de organisatie gevoeld werd dat er – vanuit een heldere koers – verbeteringen op meerdere terreinen nodig zijn. Zowel op het gebied van de inhoud van zorg, het centraal stellen van onze cliënten en medewerkers in alles wat we doen en het op orde krijgen van de bedrijfsvoering. De behoefte om in samenhang en in onderlinge verbinding te groeien als professionele organisatie werd alom geuit.

Wil tot veranderen
De periode juli – december 2021 stonden vooral in het teken van het verdiepen van deze thema’s als ook het voorbereiden van hoe we samen tot verbetering komen en wat we daarin belangrijk vinden. Dat vroeg van ons allemaal om ‘de wens tot verbeteren’ om te zetten in de ‘wil tot veranderen’. De een ging en gaat dit makkelijker af dan de ander, hetgeen logisch is. Veranderen kost tijd en energie en gaat stap voor stap, waarin onderlinge samenwerking en verbinding ontzettend belangrijk is. Erg trots ben ik op de veerkracht die ik zie bij onze medewerkers en vrijwilligers en de ervaringen die we met elkaar mogen beleven zoals u ook terugziet in dit kwaliteitsrapport.

Warme en persoonlijke zorg
In mijn kennismakingsperiode ben ik veel op pad geweest en heb ik onze locaties bezocht om zo in gesprek te gaan met medewerkers, cliënten en naasten. Het is mooi om te mogen ervaren dat warme en persoonlijke zorg, ook in coronatijd, altijd voorop is blijven staan. Dit is niet altijd makkelijk in een periode dat roosters onder druk staan door de personele tekorten die voelbaar zijn op meerdere van onze locaties. Het terugbrengen van rust in de roosters is dan ook 1 van de zaken die in 2022 verder opgepakt wordt.

Terugkijkend op een enerverend eerste half jaar bij Pergamijn sluit ik af met een hoopvolle boodschap voor het jaar 2022. Een jaar waarin we hopen corona achter ons te kunnen laten, we plannen om weten te zetten in acties, partnerschap met naasten versterkt wordt en we het gevoel van saamhorigheid weten te versterken. Dit alles met het doel om onze cliënten in al hun (kleurrijke) eigenheid te laten stralen.

 

Hartelijke groet,

Jessica Heuperman

 

 

Hoofdstuk 1


Een jaar van reflectie

 

Een jaar van reflectie

Het jaar 2021 was een jaar van reflectie.  Een jaar waarin door de gevolgen van de Corona pandemie in eerste instantie veel aandacht ging naar de hectiek van alle dag. Maar juist ook een jaar waarin ruimte is gemaakt om zorgvuldig te onderzoeken welke acties Pergamijn op de lange termijn gaan helpen om de strategische ambities te realiseren. Om de zorg en ondersteuning te verbeteren.

 

In 2019 stelde Pergamijn de meerjarenstrategie “Pergamijn kiest kleur” vast.  Een meerjarenbeleid de looptijd van 2020-2025, waarin Pergamijn kiest voor drie ontwikkelrichtingen 

  • Productleader in de Wet Langdurige zorg (complexe langdurige zorg)
  • Ketenpartner voor levensloopvraagstukken
  • Excelleren

De meerjarenstrategie is in dialoog met interne en externs stakeholders tot stand gekomen. Toch bleek het  afgelopen jaren niet eenvoudig te zijn om de strategie om te zetten naar praktijk. 

Mede door een aantal wisselingen op cruciale posities in de organisatie was er in 2021 behoefte naar een onafhankelijk onderzoek. Wat is er nodig om de volgende stap te zetten? 

 

 

Onafhankelijk onderzoek 

 

Kwaliteit van zorg in de woningen

Het onderzoek werd uitgevoerd door een externe ervaren kwaliteitsonderzoeker. Zes locaties werden bezocht. De resultaten van het onderzoek bevestigden zowel de positieve als ook de kritische geluiden. Op meeste locaties gaat het goed, maar er zijn ook enkele locaties waar bevestigd werd dat er extra aandacht nodig is. 

 

Kwaliteit van Behandeling  door Gezondheidscentrum Pergamijn (GCP)

Ook het Gezondheidscentrum werd door een externe kwaliteitsonderzoeker onder de loep genomen.  Dit als vervolg op een eerder onderzoek in 2016.  De uitkomsten vormden de aanleiding om binnen het GCP aan de slag te gaan met het versterken van het kwaliteitssysteem. Met het verbeteren van de onderlinge samenhang en samenwerking.  

Wat hebben al deze onderzoeken, bezoeken en gesprekken opgeleverd?  Met welke thema’s gaan we aan de slag?

We zien dat Pergamijn beschikt over loyale medewerkers met een hart voor de cliënt en grote onderlinge verbondenheid.

We zien echter ook dat medewerkers niet altijd tevreden zijn over de kwaliteit van leven en werken binnen Pergamijn.  Er is een roep om verandering.  Anderzijds is er ook een roep om rust.  Zeker na de coronaperiode. 

 

 

Waar liggen onze uitdagingen?

Voordat we de volgende stap in de verwezenlijking van de meerjarenstrategie zetten, is het belangrijk om aandacht te geven aan het fundament van Pergamijn.  Het fundament start bij nauwkeuriger te beschrijven  “Waar Pergamijn van is”.  Om zo  de meerjarenstrategie aan te scherpen en  samen de verandering in te zetten. 

Eén ding is daarbij duidelijk: deze verandering gaat een ieder raken. De medewerkers in de zorgteams, de medewerkers van de ondersteuning én het management. Met een mooi doel: een mooie toekomst voor de clienten en medewerkers van Pergamijn.  

Ga jij mee met ons mee op weg? Durf jij deze ontwikkeling met ons in te zetten?

_______

Pergamijn bekent kleur: naar een concreet antwoord op de vraag “waar zijn we van?”

_______

Cliënt centraal 

Waar is Pergamijn van? 

Voor Pergamijn is het belangrijk om – afgeleid van het meerjarenbeleid Pergamijn kiest kleur-  nadrukkelijker keuzes te maken aan welke doelgroepen we in de toekomst zorg- en ondersteuning bieden.  Welke ondersteuningsvragen hebben deze cliënten? En op welke wijze kan Pergamijn het beste aansluiten bij wat voor deze cliënten belangrijk is?

Focus op goede basiszorg en behandeling

Het borgen van persoonsgerichte zorg door het verder ontwikkelen en borgen van het ondersteuningsplanproces. Door gericht aandacht te geven aan zorginhoudelijke thema’s en de ontwikkeling van het Behandel & Expertisecentrum.  Door het verbeteren van de professionele  samenwerking.  

Juiste cliënt, op de juiste plek

Afgeleid van de doelgroepenstrategie, is het belangrijk om met elkaar het gesprek te voeren of de omgeving van onze cliënten aansluit op hun wensen en behoeften.  Biedt de huidige woonomgeving van onze cliënten de mogelijkheid om een leven te leiden  waarbij vrijheid en veiligheid vanzelfsprekend zijn?

Partnerschap cliënten en informele zorg stimuleren

Medezeggenschap en participatie van cliënten en verwanten is op alle locaties nog geen vanzelfsprekendheid. In de mate waarin – en de wijze waarop- medezeggenschap en participatie vorm gegeven wordt,  zijn tussen de locaties veel verschillen te zien.  Persoonsgerichte zorg anno 2022 is zorg waarin het team actief samenwerkt met verwanten en vrijwilligers. Dit vormt het vertrekpunt voor 2022. 

Medewerker cruciaal

Aantrekkelijke en betrouwbare werkgever

Pergamijn heeft veel medewerkers die al vele jaren aan de organisatie verbonden zijn. We zien een vergrijzing in ons medewerkersbestand.  Met name onder de jongere medewerkers zien we verloop.  Zij willen bouwen aan hun professionele ontwikkeling en ook op andere plekken ervaring  opdoen.  Hoe kunnen we als Pergamijn hierop inspelen?  Hoe kunnen we een aantrekkelijke en betrouwbare werkgever voor al onze medewerkers zijn?

 

Leiderschapsontwikkeling 

Door de verantwoordelijkheid voor het zorginhoudelijk- en teamproces te decentraliseren hebben teams, teamleiders en senioren meer handelingsruimte gekregen. Van medewerkers wordt hierin professioneel leiderschap verwacht.  Leiderschap betekent eigenaarschap tonen en verantwoordelijkheid nemen. Maar ook rekenschap afleggen.  Het betekent dat we in staat zijn om met elkaar kritisch te kunnen reflecteren en hieruit conclusies durven trekken.  In 2022 zal er meer focus liggen op de ontwikkeling van leiderschap binnen Pergamijn. 

Optimalisatie functiemix

Binnen Pergamijn werken medewerkers met een agogische-, verzorgende-, verpleegkundige- of  (para)medische achtergrond.  In 2022 wegen we af op welke wijze we deze verschillende functionarissen  zo optimaal mogelijk kunnen inzetten.  Passend bij de positie, rol en werkzaamheden die behoren bij de verschillende functies.  En afgestemd  op de ondersteuningsvragen en de hiervan afgeleide zorgzwaarteprofielen van onze cliënten. 

Bedrijfsprocessen optimaal

Verankeren kwaliteit en veiligheid

Kwaliteit van zorg ontstaat als eerste in de dialoog en de verbinding tussen medewerkers en cliënten.  Deze dialoog is de basis voor het realiseren van persoonsgerichte en veilige zorg.   Onze ondersteuning en bedrijfsvoering is afgestemd op de Wet- en regelgeving en het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg.  In 2022 vernieuwen we onze ISO 9001: 2015 certificering.   We monitoren middels audits  en risicomanagement thema’s als veiligheid betreffende cliënten, medewerkers, gebouwen en ICT.   We ondersteunen de teams bij het continu verbeteren. 

Herijken vastgoed strategie

In 2021 werd de vastgoedontwikkeling tijdelijk on hold gezet. De nieuwe zorgvisie en doelgroepen strategie is leidend in de toekomstige keuzes voor het vastgoed van Pergamijn.

 

ICT strategie ondersteunt medewerker processen

In 2021 zijn er mooie stappen gezet op het gebied van ICT. Hiermee ligt er een basis om medewerkerprocessen verder te digitaliseren en te verbeteren, aansluitend bij de werkprocessen van de medewerkers.

 

 

Het jaar in een kort overzicht 

1e Kwartaal 

  • Het hoofdkantoor verhuist van Watersley naar Mercator
  • Interim Bestuurder Annette Imhof start haar werkzaamheden
  • Teamsessies teams Pepinusbrug
  • 1e vaccinatierondes Corona
  •  Nieuwe cliëntvertrouwenspersoon

2e kwartaal

  • Extern kwaliteitsonderzoek zes woonlocaties en Gezondheidscentrum Pergamijn (GCP)
  • Organisatiestructuur wijzigt: van drie naar twee dusters: Buitenlocaties en Pepinusbrug
  • Start uitrol nieuwe digitale werkplek
  • Opening Eekhoornweg 5
  • Start project AFAS 
  • 24 juni: Ondertekening Sociaal Plan
  • 1 juli 2021: Jessica Heuperman neemt bestuurdersstokje over.
  • 20 juli: Afsluiting project Welkom Bij Pergamijn, start procesteam Welkom bij Pergamijn

3e kwartaal 

  • Nieuwe dagbestedingslocatie Schinnen: Heggerhof
  • Vakgroep gedragskundigen worden toegevoegd aan het Gezondheidscentrum
  • ISO-audit
  • Van teamleider in opleiding naar teamleider
  • Ernstig ongeval cliënte onder douche
  • Plan doorontwikkelen basiszorg  op orde/Pepinusbrug

4e kwartaal 

  • 1e boosterronde vaccinaties cliënten Corona
  • Onthulling kunstwerk de Leilindes 
  • Reflectie van bestuur  (100 dagen analyse)
  • Gedragscode Pergamijn vastgesteld
  • Start procesteam Ondersteuningsplan

Pergamijn heeft in 2021 de gekozen verbetertrajecten uit kwaliteitsrapport 2020 als volgt gerealiseerd:

Acties 2021

 

Cliëntsamenstelling- instroom

Pergamijn bouwt de cliëntsamenstelling op volgens, in overeenstemming met de ambitie in het meerjarenbeleid.

Realisatie

Project “Welkom bij Pergamijn” wordt medio 2021 afgerond.  In het project is het proces van aanmelding van een potentiële cliënt tot de feitelijke inzorgname opnieuw in kaart ingericht. Het proces is zo georganiseerd, zodat elke cliënt één helder aanspreekpunt heeft bij een zorgadviseur die volledig op de hoogte is van de wensen van de cliënten.

Uiteindelijk dient dit te leiden tot een hogere instroom en een vloeiende doorstroom van cliënten.  

 

Acties 2021

Ontwikkelen van de zorg:

Pergamijn versterkt de zorginhoudelijke ontwikkeling op relevante thema’s

Realisatie

  • Een onafhankelijk kwaliteitsonderzoek geeft inzicht in kwetsbare thema’s.
  • Verbeterplan “doorontwikkeling basiszorg” wordt opgeleverd als vervolg op het onafhankelijk onderzoek.
  • Commissies en expertiseteams werken onder coördinatie van de stuurgroep zorginhoud door aan hun zorginhoudelijke opdracht.
  • Start ontwikkeling Behandel & Expertisecentrum

Acties 2021

Pergamijn versterkt de inspraak en medezeggenschap

Realisatie

De werkgroep medezeggenschap heeft medio 2021, ondersteund door het LSR een rapport opgesteld met een duidelijk advies voor het versterken van de inspraak en medezeggenschap op zowel individueel niveau (“Dit vind ik ervan” en driehoekskunde) op woningniveau (cliëntenraad op locatie) als op stichtingsniveau (Cliëntenraad met cliënten).

Het advies in het rapport “Beter Samen= samen Beter” wordt overgenomen door management.

Acties 2021

 

Cliëntsamenstelling- instroom

Pergamijn bouwt de cliëntsamenstelling op volgens, in overeenstemming met de ambitie in het meerjarenbeleid.

Realisatie

Project “Welkom bij Pergamijn” wordt medio 2021 afgerond.  In het project is het proces van aanmelding van een potentiële cliënt tot de feitelijke inzorgname opnieuw in kaart ingericht. Het proces is zo georganiseerd, zodat elke cliënt één helder aanspreekpunt heeft bij een zorgadviseur die volledig op de hoogte is van de wensen van de cliënten.

Uiteindelijk dient dit te leiden tot een hogere instroom en een vloeiende doorstroom van cliënten.  

 

Acties 2021

Ontwikkelen van de zorg:

Pergamijn versterkt de zorginhoudelijke ontwikkeling op relevante thema’s

Realisatie

  • Een onafhankelijk kwaliteitsonderzoek geeft inzicht in kwetsbare thema’s.
  • Verbeterplan “doorontwikkeling basiszorg” wordt opgeleverd als vervolg op het onafhankelijk onderzoek.
  • Commissies en expertiseteams werken onder coördinatie van de stuurgroep zorginhoud door aan hun zorginhoudelijke opdracht.
  • Start ontwikkeling Behandel & Expertisecentrum

Acties 2021

Pergamijn versterkt de inspraak en medezeggenschap

Realisatie

De werkgroep medezeggenschap heeft medio 2021, ondersteund door het LSR een rapport opgesteld met een duidelijk advies voor het versterken van de inspraak en medezeggenschap op zowel individueel niveau (“Dit vind ik ervan” en driehoekskunde) op woningniveau (cliëntenraad op locatie) als op stichtingsniveau (Cliëntenraad met cliënten).

Het advies in het rapport “Beter Samen= samen Beter” wordt overgenomen door management.

Hoofdstuk 2 

Corona

Corona had ook in 2021 een grote impact op het leven en werken binnen Pergamijn. Net als in 2020 was voorzichtigheid geboden en waren we genoodzaakt om onze normale levens aan te passen. Ook in 2021 hadden we te maken met lockdowns, bezoekregelingen, aangepaste dagbesteding en beeldschermwerken….  

Het Corona Advies Team (CAT)

 

Het Corona adviesteam (CAT) adviseerde de RvB/MT  over het coronabeleid.  We hadden te maken met onzekerheid, want niemand kon het verloop van de pandemie voorspellen.  Het  CAT besprak wekelijks de steeds veranderende richtlijnen.  Dilemma’s werden besproken.  Want de toepassing van de corona maatregelen grepen vaak diep in het leven van onze cliënten in en raakten hun vrijheid om het leven op eigen wijze in te richten.  We bespraken dilemma’s waar de afweging “vrijheid versus veiligheid” gemaakt werd. Omdat naast vertegenwoordigers van diverse diensten in de organisatie ook een vertegenwoordiging van de Cliëntenraad en de Ondernemingsraad aan het CAT verbonden was, konden we ieders perspectief en snel en open met elkaar delen. Dat maakte dat het CAT slagvaardig kon opereren en de RVB/MT van een gewogen advies kon voorzien.

 

Soms dachten we dat het “einde” in zicht was: op 25 juni brachten we het bericht naar buiten dat de meeste corona maatregelen niet meer nodig waren… de deuren gingen weer open, er waren geen bezoekbeperkingen meer… en toch … toen was daar in het najaar weer een coronagolf. Deze golf raakte Pergamijn ook. Op enkele locaties was het spannend omdat zowel medewerkers als cliënten ziek waren.  Hoe kregen we de zorg rond?  Door goede samenwerking,  monitoring en verdeling van de personele capaciteit hebben we gelukkig ook in deze periode de zorg kunnen blijven bieden.  In afstemming met de cliënt(vertegenwoordiger) kozen we ervoor om soms de zorg tijdelijk af te schalen.

” Wie had gedacht dat het zo lang zou duren met dat coronavirus? Toen ik als communicatieadviseur deelnam aan het eerste overleg van het Corona Advies Team (CAT) van Pergamijn in februari 2020 was het nog ondenkbaar dat we daar in 2021 nog steeds mee zouden zitten. Het CAT kwam wekelijks of afhankelijk van de situatie vaker of minder vaak bijeen. Via Teams, want ook dit overleg verliep of afstand. Dit team gaf de organisatie advies over hoe om te gaan met de dagelijkse actualiteit bij Pergamijn en de richtlijnen van de overheid. Naar aanleiding daarvan volgden er soms vervelende besluiten zoals dat er geen dagbesteding mogelijk was, maar altijd met het oog op de veiligheid van de cliënten en medewerkers. Dat maakte het werk soms zwaar. Je ziet en hoort over het leed bij de mensen die elkaar moeten missen of niet eens kunnen knuffelen. Kwetsbare mensen die niet altijd kunnen begrijpen wat er om hen heen aan de hand is. Hoe leg je dan uit waarom dit goed voor hem of haar is? ”

 

Maureen van Veldhuizen, communicatieadviseur

Corona 2021 vanuit het perspectief van een teamleider wonen – terugblik teamleider Dusty Rutten

 

 

 

 

 

In het eerste coronajaar werden we onverwacht geconfronteerd met Corona. Dit leidde tot veel onzekerheid en hectiek.  Woningen en dagbestedingen gingen op slot.  In 2021, het tweede corona jaar, was er nog steeds onzekerheid en hectiek… Toch vonden we samen steeds meer een weg in alle coronaperikelen.

Isolatieafdeling Haeselaar 19

In de eerste drie maanden van 2021 werd regelmatig gebruik gemaakt van de isolatieafdeling in Haeselaer 19.  Door een positief geteste bewoner tijdelijk te huisvesten op de isolatie afdeling, konden we een een uitbraak in de woning voorkomen. Bovendien waren hier medewerkers werkzaam die ervaren waren in cohortverpleging. Er was een medewerkerspool beschikbaar, die we op elk moment konden inzetten voor deze afdeling.

In het najaar van 2021  steeg het aantal besmettingen binnen Pergamijn. De capaciteit op de cohortafdeling was te klein, waardoor we zieke bewoners vanaf dat moment wel in de eigen woning verzorgden. Dit was spannend.  We merkten dat het voor de cliënten fijn was om in de eigen woonomgeving te kunnen blijven. Het vereiste soms wel wat organisatietalent om alles goed te laten verlopen.  Voor de medewerkers was het fysiek zwaar:  zeker toen de temperaturen opliepen, en onze medewerkers met een FFP2 mondkapje, en van top tot teen ingepakt met beschermende materialen moesten werken.

We merkten dat een uitbraak impact had op de overige bewoners. Ze beseften dat er zieken waren door het gebruik van alle beschermende materialen.  En door de mondkapjes was communiceren met de bewoners moeilijker: bewoners konden onze mimiek niet lezen… wat voor hen heel belangrijk is…

Versoepelingen

In de loop van het jaar versoepelde Pergamijn een aantal maatregelen: de bezoekregeling werd opgeheven. Verwanten konden weer onbeperkt op bezoek komen. De dagbesteding startte weer op. Het was prettig voor onze bewoners dat er weer meer mogelijk was. 

Toch heeft corona ons veel geleerd en is het niet zo dat we weer overgegaan zijn op de werkwijze vóór de eerste coronagolf.  Doordat we gedwongen waren anders te werken, hebben we ook ervaren dat sommige cliënten zich beter voelden bij andere activiteiten. We zijn creatiever gaan denken. In de coronatijd werden er geen disco’s of zondagscafé ’s georganiseerd. Cliënten misten dit. Sommige teams hebben het initiatief genomen om nu zelf in de eigen woning een disco te organiseren. 

Beeldbellen

Corona heeft beeldbellen definitief toegevoegd aan de wijze waarop we met elkaar communiceren.

Als manier om het contact tussen cliënten en verwanten te onderhouden. Naast telefoon en live bezoek is beeldbellen een mooie aanvulling.

Ter ondersteuning van de multidisciplinaire samenwerking. Het is soms niet altijd mogelijk  om live met elkaar samen te komen voor een overleg. Door beeldbellen ontstaan er meer mogelijkheden om elkaar te ontmoeten.

Aangepaste vormen van vrijetijdsbesteding

Het team vrije tijd coördineert allerhande mogelijkheden van vrijetijdsbesteding voor onze cliënten.  Afhankelijk van persoonlijke voorkeuren kunnen cliënten deelnemen aan verschillende verenigen en activiteiten.  Sporten, muziek maken, carnaval, creatief bezig zijn, disco’s, maar ook deelnemen aan uitjes als bezoek aan dierenparken en pretparken.

Wegens de coronamaatregelen waren veel activiteiten langere tijd niet mogelijk.  Voor het team Vrije Tijd, was dit reden om na te gaan: wat is dan wél mogelijk? En zo organiseerden zij alternatieve vormen van vrije tijdsbesteding…   Activiteiten die zeer geslaagd waren en zeker ook ná de coronatijd voor herhaling vatbaar zijn…

Zo organiseerden ze een mini-kermis oor individuele clienten of kleine groepen op het terrein van Pepinusbrug.

Een bijzondere activiteit was “Stjepkes en Hepkes”.  Een wandeling voor cliënten en begeleiders over het terrein Pepinusbrug met muziek, culinaire verrassingen en amusement. 

In mei en juni 2021 ging de dagbesteding weer open voor heterogene groepen. Bewoners van verschillende locaties konden weer bijeen komen voor de dagbesteding die zij het leukst vinden. Creatief bezig zijn, fabrieksmatige werkzaamheden, samen filmpjes maken… Pergamijn biedt een pallet aan zinvolle dagbesteding, ieder zijn smaak en voorkeur. Het was weer mogelijk. Heel fijn zou je denken want sinds 2020 was dagbesteding op een externe locatie alleen maar mogelijk met bewoners van eenzelfde woning of dagbesteding op maat in de woning zelf. Voor alle cliënten is dagbesteding een moment dat ze hun vrienden kunnen ontmoeten van andere locaties. En door die homogene groepsformatie was het voor hen lange tijd niet meer mogelijk om hun vrienden te zien.

Hoewel de veronderstelling was dat cliënten het omarmden om weer met hun bekende vrienden samen te komen was het voor een groot deel van hun  juist weer een hele aanpassing en wennen aan de nieuwe situatie. Ook het vervoersbeleid maakte het voor hen soms spannend door de mondkapjes, de andere samenstelling van de groepen in de taxi enz. Voor medewerkers was dat een eyeopener. Daar waar wij juist blij zijn dat de regels weer terug naar ‘normaal’ gingen en een spreekwoordelijk gat in de lucht sprongen was dit voor een deel van onze cliënten echt anders. Zij hebben veel meer tijd nodig om te kunnen wennen aan een nieuwe situatie en weer aan elkaar. En dat werd nu heel duidelijk.

Voor een aantal cliënten was het in de periode van homogene groepen in dagbesteding erg moeilijk. Zij waren niet in de gelegenheid om hun vertrouwde werkjes te doen en hadden dan toch de voorkeur om in hun woning te blijven. Door nauw overleg met de verschillende disciplines werd er maatwerk geleverd.

Pergamijn biedt arbeidsmatige dagbesteding aan op externe locaties. Die cliënten zijn eigenlijk vrijwilligers, maar mochten tijdens de coronaperiode hun ‘werk’ niet doen. Dat is voor velen van hen moeilijk te vatten. Deze LVB-cliënt die zo zelfstandig mogelijk leert te zijn, kon niet zelf naar de supermarkt om vers brood te kopen. Leg deze bijzondere mensen maar eens uit dat voor hen andere regels en richtlijnen gelden dan voor ‘jij en ik’.

En toen ging de dagbesteding weer open… terugblik Corona 2021 door teamleider zinvolle daginvulling Yolande Hambeukers

 

 

Corona vanuit het perspectief van de medische dienst – door AVG arts Anique Vogel

Het was een jaar waarin we meebewogen met de golven van de coronapandemie. Met relatief rustige periodes, maar we hebben ervaren dat de situatie snel kan omdraaien en uit het niets ineens heel hectisch kan zijn.  Zo werden ook binnen Pergamijn cliënten in meerdere woningen getroffen door Corona. 

Vraagbaak

De artsen en de verpleegkundigen van de medische dienst vormden een vraagbaak voor de medewerkers van de zorgteams als het gaat om Corona.

Ten eerste voor de zorg voor de corona besmette bewoners: welke medische en verpleegkundige zorg is er nodig? Artsen en verpleegkundigen stonden nauw in contact met het team om het ziekteverloop van zieke cliënten te volgen.  Ten tweede om te bepalen welke maatregelen nodig waren om te voorkomen dat de besmettingen binnen de woningen verder zouden uitbreiden.   

Soms zorgde een besmetting voor spanning binnen de teams.  Als medische dienst bevinden ons al twee jaar in de frontlinie en hebben we veel ervaring opgebouwd.  Veel woningen daarentegen maakten voor de eerste keer een uitbraak mee. Met alle onzekerheden van dien. Dan is het fijn dat je team kunt ondersteunen en soms ook kunt helpen relativeren.

Het verschil met 2020 is dat we dit jaar meer zieke cliënten gehad hebben.  De meesten cliënten  hadden weinig klachten. We hebben helaas afscheid moeten nemen van een klein aantal cliënten.  

Het is fijn als je dan na zo’n intensief traject van een team of verwant hoort hoe zij de laatste periode ervaren hebben en dat we de cliënt, verwant en/of medewerker hebben kunnen ondersteunen. Soms werden we verrast door een spontaan “dank je wel” via een telefoontje, mailtje of kaartje.

Testen, testen, testen…

In de loop van 2021 deden de sneltesten de intrede. In het begin verzorgende de medische dienst alle snel- én PCR testen.  In het najaar steeg het aantal besmettingen.   We besloten uiteindelijk het testen binnen de zorgteams te leggen. Teams konden hierdoor bij een niet pluis gevoel zelf testen en meteen preventieve maatregelen uitzetten.  Het was even wennen voor de zorgteams, maar daarna verliep de samenwerking prettig.  Natuurlijk bleven we – als dat nodig was-  ondersteuning bij het testen op locatie bieden.

 

Vaccinaties

Nieuw in 2021 waren de vaccinaties. Na een gedegen voorbereiding konden we begin februari de eerste vaccinaties aan onze cliënten toedienen. Een belangrijke stap, want zeker op dat moment voelde dit aan als een weg naar het einde van deze pandemie.  Onder leiding van de toenmalige manager van het GCP en Riny – één van de verpleegkundigen van de medische dienst-  is het vaccineren zorgvuldig volgens de landelijke richtlijnen voorbereid.  

Een hele klus.  Van het een verstrekken van informatie en het verkrijgen van toestemming voor vaccinatie,  tot logistieke zaken als het vervoer, opslag, voorraadbeheer en het samenstellen van uitvoerende vaccinatie teams, tot het beoordelen van eventuele contra-indicaties per cliënt. 

In vier dagen vaccineerden we ongeveer 600 cliënten. En later in het jaar volgden de tweede vaccinatieronde, de bezemrondes én de boosterprikken.  We zijn er trots op dat we dit samen voor elkaar hebben kregen.   

Voor sommige van onze cliënten was het vaccineren spannend: het is toch een “enge” prik. Voor cliënten die dit op prijs stelden hadden we een heus prikdiploma.   Ook voor de medische dienst was het spannend: want hoe zouden de cliënten reageren? Niet alleen emotioneel, maar zouden ze ook bijwerkingen of neveneffecten ervaren?  Gelukkig is dit laatste meegevallen. Een enkele cliënt kreeg wat koorts of een pijnlijke prikplek.  Maar daar is het bij gebleven.   Over het vaccineren en alle dilemma’s verscheen begin 2021 een tintje

Uitgestelde zorg 

Nu we alweer wat verder in 2022 zijn, zien we gelukkig dat het aantal besmettingen weer daalt. Cliënten worden zeker na de boostervaccinatie niet meer zo ziek. Nu kunnen we volop aan de slag om de uitgestelde zorg weer in te halen. Want ook voor onze cliënten geldt: soms zijn opnames of behandelingen in het ziekenhuis  uitgesteld. 

Corona vanuit het perspectief een cliënt-  Op bezoek bij Marco Zeguers  

 

 

Marco kwam in 2021 in korte tijd twee keer in het ziekenhuis terecht.   Hoe was dat voor hem in coronatijd?

 

Heb je al eens eerder in het ziekenhuis gelegen?

Ja, vroeger voor mijn voeten.

Waarvoor ging je naar het ziekenhuis, als ik het vragen mag?

Ja, dat mag.

Ik lag eerst ongeveer een week in het ziekenhuis van Sittard vanwege Long COVID, mijn saturatie was niet goed. Hier was ik goed van opgeknapt en voelde me ook niet bang om naar het ziekenhuis te gaan.

Maar korte tijd later moest ik voor de tweede keer naar het ziekenhuis en toen had ik wel schrik. Dit was omdat ik geen lucht meer kreeg. Ik sprak mezelf wel moed in van het gaat nog wel en het gaat goed met me komen. Ik merkte het toen in de nacht, opeens werd ik zo ziek. Dat was heel vervelend. Ik heb heel hard geroepen en toen kwam gelukkig de nachtdienst heel snel. Ze hoorden me via de intercom, maar ik voelde me zo ziek dat ik niet eens meer op mijn verpleegbel kon drukken. Gelukkig kon ik wel nog roepen.

De tweede keer ging ik naar het ziekenhuis in Heerlen. Ik bleek een longontsteking te hebben en een ingeklapte long. Ik bleef een week in het ziekenhuis. Ik heb heel veel steun van de begeleiding van de woning gehad en ook van de geestelijk verzorger van Pergamijn.

De tweede keer was het echt nodig om weer vertrouwen te krijgen, dat het weer goed zou komen.

Was het anders in het ziekenhuis toen er corona was?

Heel anders. Ik werd twee keer verplaatst van een grote afdeling naar een kleine om op te knappen. Toen ik aan de beademing lag was het personeel helemaal ingepakt met witte schorten, mondkapjes enz. Dit was eigenlijk best akelig. Er waren trouwens ook zusters met groene schorten en speciale witte mondkapjes.

Mocht je bezoek ontvangen?

Op de COVID-afdeling mocht mijn vader wel op bezoek komen wanneer hij wilde, maar de begeleiding alleen in bezoektijd.

Hoe was het eten in het ziekenhuis?

In het begin kreeg ik gemalen eten en verdikt drinken. Op het laatst mocht ik het eten zelf kiezen en was het lekker. Eigenlijk lekkerder dan op de woning (zegt Marco lachend).

Wens voor 2022

Ik wens weer snel bij iedereen op bezoek te kunnen gaan in 2022, ik mis de contacten.

Op de foto zien jullie Marco op zijn kamer van Windhoek 6, samen met Carlos den Heijer (teamleider van Windhoek 6)

Hoofdstuk 3

Proces rond de cliënt 

Ieder mens geeft het liefst zelf vorm aan zijn eigen leven. Soms lukt dit niet op eigen kracht. Wij ondersteunen mensen met een verstandelijke beperking en/of complexe zorgvraag. Door goed te luisteren naar de wensen van onze cliënten en hun netwerk geven wij invulling aan alle facetten van het leven: wonen, werken, vrije tijd of contacten met anderen. Wij zijn een professionele partner en handelen vanuit ons hart, gelijkwaardigheid en respect.”

Deze visie is leidend bij de wijze waarop we vormgeven aan de dagelijkse ondersteuning van onze cliënten.  Deze visie is ook leidend als het gaat om de ontwikkeling van onze producten en diensten.  In dit hoofdstuk lichten we enkele bijzondere ontwikkelingen in het verslagjaar toe. 

Methodisch werken met het Ondersteuningsplan

 

Afgelopen jaar heeft er een onderzoek plaats gevonden naar de ervaringen met het ondersteuningsplanproces.  

 

Wat gaat goed?

Medewerkers geven aan dat het ondersteuningsplan proces  hen helpt om de zorg te organiseren.  Er is een goede samenwerking tussen teamleiders, gedragskundigen en senioren.  

 

Wat kan  beter?

Er is een grote variatie ontstaan in de wijze waarop binnen elk team het ondersteuningsplanproces wordt uitgevoerd.  Er is behoefte aan ondersteunende richtlijnen. 

 

Eind 2021 is het Procesteam Ondersteuningsplan (OP procesteam) ingesteld. Dit multidisciplinair samengestelde team heeft de opdracht om het OP proces structureel te onderhouden. Om richtlijnen en taakinstructie te ontwikkelen. En om verbetermogelijkheden te signaleren en verbeterwensen vanuit de organisatie in het OP proces in te bedden. 

Echt Welkom bij Pergamijn 

 

Om nieuwe cliënten en hun verwanten sneller en beter te kunnen helpen in de zoektocht naar de beste ondersteuning is Pergamijn Advies begin 2021 gestart met het project “Welkom bij Pergamijn”. De titel zegt het al, we willen er alles aan doen om meteen vanaf de eerste kennismaking met Pergamijn ervoor te zorgen, dat de klant en zijn verwant zich welkom voelen binnen Pergamijn. Een warm welkom begint immers bij de voordeur. 

Het project is in het tweede kwartaal afgesloten. Om het proces te blijven ontwikkelen en beheren is er een multidisciplinair procesteam “welkom bij Pergamijn” ingericht.

 

Wat als er een crisis dreigt? Regionale samenwerking in Crisis Ondersteuningsteam (COT)

 

Ondanks alle ondersteuning die we bieden, kan ineens een crisis ontstaan. Een crisis kan bijvoorbeeld optreden door een plotseling verandering in de gezondheid van de cliënt, door het wegvallen van de mantelzorg of door overbelasting van het team.  Op deze momenten kan er een beroep worden gedaan op het regionaal Crisis- en Ondersteuningsteam Limburg (COT).

Net als Koraal, Stevig en Dichterbij stelt Pergamijn expertise beschikbaar voor het regionaal Crisis- en Ondersteuningsteam Limburg. 

Door deelname aan het COT zet Pergamijn haar expertise ten behoeve van cliënten in onze regio. Doordat de leden van het COT niet eerder betrokken zijn geweest bij de cliënt, is het team in staat om de ondersteuningsvraag van de cliënt en zijn context (verwanten en zorgteam)  onafhankelijk in kaart te brengen.  Dit leidt soms tot een niet eerder gezien aangrijpingspunt en kan de cliënt in de eigen omgeving – door het eigen team- verder begeleid worden.  Zo niet, dan geeft het COT een advies voor andere (tijdelijke) oplossing. 

 

 

 

“Professionele zorgverleners en/of verwanten bijstaan om zo goede zorg voor cliënten te kunnen blijven bieden. Ook als het soms moeilijk is…  Ik krijg er energie van als ik hoor dat we met ons advies hebben kunnen helpen en hiermee de cliënt blijvend ondersteund kan worden binnen de eigen woonomgeving” 

 

(Tom Rours)

 

Afscheid van vertrouwde dagbestedingslocaties, opening van nieuwe dagbestedingslocaties.

  • Nieuwe dagbestedingslocatie Eekhoornweg 5 (nieuwbouw) op terrein Pepinusbrug. Een dagbesteding specifiek voor cliënten die de  behoefte hebben om een (gedeelte van de dag) activiteiten buitenshuis te doen, zonder dat ze daarvoor deel uitmaken van een groep. 
  • Opening tweedehandskleding winkel in Haeselaar 18 op terrein Pepinusbrug.
  • In gebruikname Blokhut op Pepinusbrug: dagbesteding in de groenvoorziening op het terrein.
  • Opening nieuwe dagbesteding: Boerderij Heggerhof in Schinnen: meer weten? klik hier
  • Sluiting dagbestedingen Groenenweg en Bolvennerhof.

Zinvolle daginvulling 

 

Zowel 2020 als 2021 heeft het bedrijfsonderdeel zinvolle daginvulling veelal in het teken gestaan van corona.  In eerste instantie waren dagbestedingen door de corona maatregelen gesloten. In een latere fase zijn de dagbestedingen weer opgestart. Hetzij vooral nog in homogene groepen. Dit betekent dat er een groot beroep gedaan is op de flexibiliteit van onze medewerkers en cliënten.  Toch zijn er ook belangrijke stappen gezet in de implementatie van een nieuwe visie op dagbesteding: zinvolle daginvulling.

  • in dialoog met elke cliënt is specifiek aandacht gegeven om doelen en acties op het gebied van zinvolle daginvulling op te nemen in het ondersteuningsplan
  • ontwikkeling van een producten- en dienstenboek

 

 

 

 

 

 

Van Gezondheidscentrum  Pergamijn (GCP) naar een Behandel & Expertisecentrum (B&E)

In 2021 zijn de eerste stappen gezet in de ontwikkeling van het Gezondheidscentrum Pergamijn naar een integraal Behandel- en Expertisecentrum (B&E). Een professioneel en deskundig samenwerkingsverband van medische- en paramedische diensten én gedragskundigen.   De dienstverlening is gericht op: logopedie, ergotherapie, fysiotherapie, diëtetiek, muziektherapie, verpleegkundigen, artsen, gedragskundigen en avond- nacht- weekendzorg.

Het behandel- en expertisecentrum verzorgt het aanbod van basiszorg tot hooggespecialiseerde zorg door:

  • Individuele en groepsgewijze (beweeg-, voeding-, valpreventie-, e.a.) programma’ s;
  • Onderzoek, diagnostiek, consultatie en behandeling voor complex problemen met gedrag;
  • Behandeling en begeleiding van behandelspecialisten en/of therapeuten;
  • Deskundigheidsbevordering, informatie en advies; Om samen met de cliënt, diens sociale netwerk en de begeleider of behandelaar integraal en multidisciplinair te werken aan het verbeteren en behandelen van gezondheid en gedragsproblematiek.

 

 

De vakgroep gedragskundigen is in het derde kwartaal  2021 toegevoegd aan het behandel & expertisecentrum. Door de korte onderlinge lijnen is het nu mogelijk om snel en gericht gebruik te maken van ieders specifieke deskundigheid. In de uitvoering werken de behandelaren dicht bij onze cliënten en staan zij in verbinding met de woongroepen, verwanten en ketenpartners.  ‘Deskundig dichtbij’ zijn belangrijke kernwaarden voor het behandel- en expertisecentrum. 

Om de ambitie van het behandelcentrum te realiseren zijn eind 2021 een aantal wijzigingen in de organisatiestructuur doorgevoerd.  De vakgroep voorzitter/ coördinator structuur binnen het behandel- en expertisecentrum is geformaliseerd. Hiermee is een structuur ingericht die op inhoudelijk niveau de verbinding maakt tussen management en uitvoering.  Deze structuur helpt om de kennis  en inzichten van onze professionals in te bedden in het zorgbeleid van Pergamijn. 

De vakgroepvoorzitters hebben gezamenlijk de prioriteiten voor het Behandel & Expertisecentrum bepaald.  Dit is vastgelegd in het jaarplan 2021-2022. De vakgroepen zijn hier eigenaar van en leggen daarover verantwoording af aan de manager.  De vakgroepen werkten in 2021 aan professionaliteit, preventie en belevingsgerichte zorg.

 

 

Muziek als verbinding 

 

Muziektherapie is in 2021 duidelijker op de kaart gezet. Waar de muziektherapeuten voorheen voor een specifieke groep cliënten werkten, is muziektherapie nu voor alle cliënten binnen Pergamijn beschikbaar. Voorwaarde is een interne verwijzing met een duidelijke vraag/doelstelling door de gedragskundige.  Is het doel bereikt? Dan draagt de muziektherapeut zorg voor een goede overdracht aan het zorgteam, zodat zij handvatten hebben om de cliënt de cliënt met muziek te kunnen blijven ondersteunen.

 

De muziektherapeuten adviseren de zorgteams bij het opzetten van recreatieve muzikale activiteiten. De vakgroep heeft in 2021 een uitleenbibliotheek ingericht met muziekinstrumenten die in de woning hiervoor gebruikt kunnen worden : percussie-instrumenten, een gitaar ed.  Ook de uitleen van een koptelefoon behoort tot de mogelijkheden. Zo kan je als team met je bewoners muziekactiviteiten uitproberen.

 

De muziektherapeuten stimuleren dat medewerkers de muzieksmaak van bewoners leren kennen en deze vastleggen in een “muzikaal paspoort” in het ECD. Zo kan ieder op de momenten waarop de cliënt het nodig heeft, contact maken met de cliënt via muziek.

 

Activiteiten zorginhoudelijke thema’s 

De stuurgroep zorginhoud coördineert in 2021 het werk van de expertiseteams, commissies en werkgroepen.   

We lichten de belangrijkste resultaten toe: 

 

Geneesmiddelencommissie- nieuwe e- learning en uitrol elektronische toedienregistratie

De geneesmiddelen commissie heeft een e-learning ontwikkeld voor farmaspecialisten (aandachtsvelders medicatie in de teams) en elektronische toedienregistratie is in 2021 volledig uitgerold.

Commissie Hygiëne en Infectiepreventie - opleiden HIP Coaches

De commissie hygiëne en infectiepreventie (HIP) is een pilot gestart inzake deskundigheidsbevordering.  Acht HIP coaches zijn opgeleid door een deskundige. Basis- en verdiepingsmodules ten aanzien van Hygiëne en Infectiepreventie zijn aan het standaard e-learningpakket toegevoegd. Een lid van de commissie heeft via het Limburgs infectiepreventie en ABR-zorgNetwerk (LINK) een opleiding tot infectiepreventieadviseur gevolgd.

Expertiseteam seksualiteit - actualisatie beleid

Het expertiseteam seksualiteit heeft in 2021 de visie en beleid op seksualiteit herijkt. 

Uitgangspunt is dat seksualiteit een wezenlijk onderdeel is van het leven van onze cliënten. Medewerkers van Pergamijn ondersteunen de cliënt op dit thema rekening houdend met de cognitieve, emotionele, sociale en fysieke mogelijkheden en beperkingen van de cliënt.  Er is aandacht voor de kwetsbaarheid van onze cliënten op het gebied van seksualiteit. Denk hierbij aan thema’s als veilig gebruik van social media en mogelijke negatieve invloed van mensen uit het netwerk en/of grensoverschrijdend gedrag/seksueel misbruik. Pergamijn draagt zorg voor goede voorlichting op gebied van seksualiteit en intimiteit voor cliënten en biedt trainingen aan om de weerbaarheid van cliënten te vergroten. 

Het expertise team behandelt casuïstiek die voorgedragen wordt vanuit de zorgteams. Vragen die rondom cliënten leven over intimiteit en seksualiteit en waarbij het zorgteam graag advies en ondersteuning wenst.  Het expertiseteam vormt de verbinding naar de aandachtpersonen seksualiteit (APS) die in elk team aanspreekpunt zijn voor dit onderwerp.  

Om de discipline seksuologie goed te borgen wordt de consulent seksuele gezondheid binnen het expertiseteam vanaf 2022 formeel ondergebracht  bij het Behandel & Expertisecentrum.

Werkgroep signaleren van lichamelijke problemen bij mensen met een verstandelijke beperking - ontwikkeling richtlijn "herkennen van pijn"

Mensen met een verstandelijke beperking zijn niet altijd voldoende in staat om zich verbaal uit te drukken. Dit maakt dat het soms niet eenvoudig is om in te schatten of een cliënt pijn ervaart. De werkgroep “signaleren van lichamelijke problemen bij mensen met een verstandelijke beperking” heeft in 2021 een voorstel opgeleverd waardoor medewerkers in de teams handvatten aangereikt krijgen die hen helpt om pijn eerder te herkennen en om vervolgens adequaat te kunnen handelen. 

De richtlijn “herkennen van pijn” voorziet de medewerkers in basiskennis ten aanzien van pijn bij mensen van mensen met een verstandelijke beperking. Om pijn in kaart te brengen gebruiken we twee gevalideerde meetinstrumenten: de REPOS (Rotterdam Elderly Pain Observation Score) of de Faces pain scale.

In 2022 richten we een pijnexpertteam op, dat medewerkers ondersteund bij het in kaart brengen van pijn bij cliënten en bij mogelijke multidisciplinaire overleggen waarin acties bepaald worden die ervoor moeten zorgen dat de pijn verminderd.

Commissie veilig melden - leren en verbeteren van incidenten

Leren en verbeteren van incidenten- Fouten maken mag en van fouten leren moet.

Cliënten en medewerkers mogen vertrouwen op veilige zorg en een veilige werkomgeving.  Alert zijn op veiligheidsrisico’s en daar proactief op acteren is daarom voor iedereen van belang. Door fouten en incidenten te melden, maken we het mogelijk om deze bespreekbaar te maken, te analyseren en hiervan te leren.

Elk kwartaal worden onder regie van de commissie veilig melden trendanalyses gemaakt. zie: Het jaar in cijfers

Medicatiemeldingen (MIC)

Bij de medicatie incidenten zien we dat “vergeten te geven” en “vergeten af te tekenen” de meest geregistreerde medicatiefouten zijn.  Om teams beter te faciliteren is in 2021 elektronische toedienregistratie uitgerold.  Daar waar teams al vroeg in 2021 gestart zijn met dit systeem, zien we hiervan vanaf het derde kwartaal het gewenste effect: er worden minder medicatiefouten gemeld.

Gedragsmeldingen (MIC) en gedrag/agressie (MIM)

Het melden van incidenten is laagdrempelig ingebed in onze werkprocessen. Trendanalyses laten zien dat binnen de teams incidentmeldingen afgelopen jaren steeds meer gebruikt worden als rapportagemiddel dan als “kans voor verbetering”.  Dit zien we met name MIC meldingen gedrag. In de tweede helft van 2021 hebben we met de teamleiders de visie op melden als “Kans voor verbetering” opnieuw belicht. Deze hernieuwde bewustwording heeft geresulteerd in een daling van het aantal meldingen in beide clusters in de laatste maanden van 2021.

Toch geeft het aantal meldingen gedrag/agressie zowel binnen de MIM/MIC een belangrijk signaal af: er is aandacht nodig voor de problematiek die ten grondslag ligt aan deze meldingen. We zien dat er enkele cliënten zijn die voor een groot deel van de meldingen zorgen.  Het multidisciplinaire team om deze cliënten heen, hebben vaak niet de mogelijkheden om noodzakelijke randvoorwaarden te realiseren die bijdragen aan de optimale ondersteuning van deze cliënten. Cliënten laten vaker probleemgedrag zien als er sprake is van onrust in hun omgeving: hetzij doordat zij te maken hebben met veel wisselend personeel, of door interacties in de groep cliënten etc.  De oplossing van dit vraagstuk is niet eenvoudig en raakt grote thema’s als zorgvisie, keuze van doelgroepen, woonomstandigheden, begeleidingsklimaat en arbeidsmarktproblematiek. Om de zorg voor onze cliënten met gedragsproblematiek te verbeteren is in 2022 een taskforce gedrag ingericht die op vanuit een team overstijgend perspectief bijdraagt aan de verbetering voor de cliënten met moeilijk verstaanbaar gedrag.

Basis- oorzaak analyse onderzoeken (BOA)

Pergamijn beschikt over een team medewerkers dat opgeleid is om onafhankelijk onderzoek uit te voeren bij ernstige incidenten.  Het team in 2021 vijf BOA-onderzoeken uitgevoerd.  Alle BOA onderzoeken zijn in 2021 afgerond en verbetermaatregelen zijn uitgezet.

Expertiseteam onvrijwillige zorg- over de afbouw van onvrijwillige zorg

Leren en verbeteren van de inzet van onvrijwillige zorg

Hoe vaak werd in 2021 onvrijwillige zorg ingezet? 

Wat gaat goed?

De extra aandacht voor het onderwerp onvrijwillige zorg heeft in er voor 2021 dat na de eerste helft van 2021 een afname te zien is van de structurele planbare onvrijwillige zorg van 27%, en een afname te zien is bij de structurele onplanbare zorg (de zonodige toepassing) van 38%. De toepassing van onvoorziene onvrijwillige zorg, de noodmaatregel is gelijk gebleven door het jaar heen.

De Wet Zorg en Dwang  (WZD)  schrijft voor dat meerdere functionarissen betrokken zijn  bij het beoordelen of onvrijwillige zorg bij een cliënt mag worden toegepast. De gedragskundigen hebben de rol als zorgverantwoordelijke.  Zij beoordelen iedere actie en ondersteuningspunt op onvrijwillige zorg.  Conform de toepassing van het stappenplan betrekken zij  meerdere functionarissen uit het zorgproces bij de beoordeling van de ingezette onvrijwillige zorg mag worden toegepast. Binnen Pergamijn zijn zes Wzd functionarissen benoemd. 

Wat heeft aandacht nodig?

Stap 4 van het stappenplan, de inzet van de externe deskundige, is te laat op gang gekomen. Hierdoor is de termijn van de beoordeling van stap vier niet volgens de afspraak gebeurd.  Verder is aandacht noodzakelijk voor de bewustwording van medewerkers over onvrijwillige zorg .  Wat is Onvrijwillige zorg?  Herkennen we onvrijwillige zorg? Welke stappen moeten we volgen? Wat zijn alternatieven voor de inzet van onvrijwillige zorg?  Inmiddels is door de reparatiewet  de mogelijkheid ontstaan om de beoordeling intern te organiseren. Dit betekent dat de arts niet betrokken bij de zorg van de betreffende cliënt de inzet van het toedienen van vocht voeding en medicatie beoordeelt.  De  beoordeling van stap 4 van de overige onvrijwillige zorg wordt in 2022 door vijf BIG geregistreerde verpleegkundigen beoordeeld. Zij worden van tevoren geschoold en krijgen supervisie.

Het afbouwen van onvrijwillige zorg  is niet altijd vanzelfsprekend. Som kom je onverwachte dilemma’s tegen.  Lees meer hierover in de bijlage: Dilemma’s bij de afbouw van onvrijwillige zorg

 

Expertiseteam palliatieve zorg - continu verbeteren van palliatieve zorg

Het expertiseteam is aanjager voor het continu verbeteren van de palliatieve zorg binnen Pergamijn. Hierbij maakt het expertiseteam gebruik van de kennis van het landelijke expertisecentrum palliatieve zorg en het Regionaal Netwerk Palliatieve zorg.  Het team voert een zelfevaluatie uit die gebaseerd is op het landelijk kwaliteitskader palliatieve zorg.  De uitkomsten van de zelfevaluatie zijn input voor verbeteringen in de praktijk.  In deze korte film vertelt Yolande van der Beek (zorgmanager) hier meer over. 

Daar waar het expertise team vooral op beleidsniveau het thema palliatieve zorg behartigd, is de helpdesk palliatieve zorg juist bedoeld voor advies en ondersteuning bij casuïstiek.  Het team is laagdrempelig bereikbaar en heeft een adviserende rol richting het team. De medewerker van het palliatief team brengt de situatie in kaart en sluit zo nodig bij een voortgangsevaluatie aan. De medewerker geeft informatie en advies over allerhande aspecten die van belang zijn: over hulpmiddelen, methodes en de mogelijkheid om disciplines te betrekken, maar ook over hoe om te gaan met slechtnieuws gesprekken of emoties.

Lees op deze pagina een verhaal van een medewerker die één onze cliënten in de stervensfase heeft mogen begeleiden.

Leden van het expertiseteam en de helpdesk hebben 2021 de op maat gemaakte opleiding Palliatieve Zorg voor  mensen met verstandelijke beperking doorlopen.

Een rijke ervaring waarin veel inspiratie werd opgedaan voor verbetervoorstellen die bijdragen aan het verhogen van de kwaliteit van de palliatieve en terminale zorg binnen Pergamijn. Hierbij kan men denken aan het verbeteren van het waken in de laatste levensfase, maar ook tools voor gespreksvoering, het werken met vrijwilligers in de palliatieve fase en de invoering van de checklist signalering zorg in de palliatieve fase. Deze verbeterplannen zullen in 2022 in de praktijk gebracht worden.

” Als verpleegkundige waren er zaken die ik al wist , maar waar de puntjes op de I werden gezet. Dit betrof met name het lichamelijk gebied.  Ik  heb veel handvatten aangereikt gekregen om mijn kennis en diepgang  nog meer uit te breiden. Met name op de  psychische-, zingevings- en sociale dimensies. Tevens heeft de scholing en de uitwerking van verbeteropdrachten de samenwerking tussen expertiseteam en helpdesk medewerkers bevorderd “

(Mieny Caddeo)

Reflectie over resultaten Proces rond de cliënt 

Ook in 2021 zijn er waardevolle stappen gezet in de verbetering van de proces rond de individuele cliënt.  Veelal zijn dit losstaande initiatieven, die leiden tot een betere kwaliteit van zorg.  Vanaf 2022 worden verbeteringen verankerd in de strategische ontwikkeling van de organisatie waardoor verbeterprojecten elkaar kunnen versterken. 

Hoofdstuk 4

Cliënt ervaringen

Pergamijn gebruikt “Dit vind ik ervan!” (DVIE) om de wensen en behoeften van cliënten in beeld te brengen. Dit instrument is opgenomen in de landelijke waaier Cliënt ervaringsinstrumenten.  Over  tien thema’s wordt gedurende het gehele jaar in kaart gebracht hoe de cliënt de kwaliteit van leven ervaart en welke wensen de cliënt heeft voor de toekomst.  

Ondersteuningsplan

Het resultaat van de dialoog over de kwaliteit van leven is van belang voor het opstellen van een ondersteuningsplan dat écht is afgestemd op de persoonlijke wensen, behoeften en ervaringen van de cliënt. Opgehaalde wensen worden multidisciplinair besproken en vertaald naar doelen en acties in een vernieuwd ondersteuningsplan.

Voor 96% van onze cliënten was er eind 2021 deze jaarlijkse DVIE-inventarisatie afgerond.

De thema’s “lijf”, “doen” en “gevoel “ervaart men evenals voorgaande jaren ook in 2021 het meest belangrijk. Deze thema’s komen ook terug bij de vraag op welk thema verandering gewenst wordt. 

We zien in het instrument “Dit vind ik ervan”  meerwaarde om met cliënten en verwanten in gesprek te gaan over hoe zij hun kwaliteit van leven ervaren.  Tot nu toe gebruiken we de informatie uit “Dit vind ik ervan” met name in het proces van de zorgverlening voor de individuele cliënt. 

Vanaf 2022 gaan we op metaniveau meer gebruik maken van de gegevens uit DVIE.  Door de ervaringen van onze cliënten te analyseren, kunnen we hier concrete verbeterthema’s op Pergamijn niveau prioriteren. 

We zien dat DVIE op dit moment nog niet in elk team op de juiste manier wordt toegepast. Hoe voer je de dialoog over kwaliteit van leven met onze cliënten?  Welke hulpmiddelen zijn hiervoor beschikbaar? En hoe leggen we deze informatie vervolgens gestructureerd vast in het ECD?  Het OP procesteam draagt zorg voor tools om de toepassing van DVIE in de praktijk te verbeteren.  

Hoe ervaren de cliënten en verwanten de kwaliteit van leven? 

 

 

 

 

 

 

 

 

Klachten

De klachtenfunctionaris (CBKZ) ontving eind 2021 één klacht betreffende veiligheid.

De regionale klachtencommissie, een samenwerking tussen Daelzicht, PSW, Radar en Pergamijn heeft in 2021 haar reglement herzien.

Deze klachtencommissie heeft gedurende het verslag jaar twee klachten ontvangen betreffende Wlz zorg. Eén klacht is intern afgerond (onderhoud van de woning), een klacht is meegenomen naar 2022 (onvoldoende zorg).

Er zijn geen klachten ingediend bij de klachtencommissie Onvrijwillige Zorg (KCOZ)

 

 

Clientvertrouwenspersoon Pergamijn

De cliënt vertrouwenspersoon heeft bemiddeld in 2021 in 17 cliëntsituaties waarbij er sprake was van gevoelens van onvrede. 

Een cliëntsituatie kan meerdere aandachtsgebieden betreffen:

  • onvrede over het professioneel handelen (oneens zijn over de zorg en ondersteuning die geboden wordt) 4x
  •  onvrede over organisatie/logistiek (met name passende woonomgeving, groeps- en teamsamenstelling) 4x
  • Zorgen rond de veiligheid (i.v.m. met fysiek en verbaal geweld tussen cliënten onderling) 3x 
  • Onvrede over de communicatie 6x
  • In één situatie was er onvrede doordat men ongewenst/onethisch gedrag ervoer, in één situatie was er onvrede over coronamaatregelen en in één situatie onvrede over ervaren trage klachtafhandeling.

Onafhankelijke vertrouwenspersoon WZD

 In 2021 heeft de cliëntvertrouwenspersoon Wet Zorg en Dwang (WZD) ondersteuning geboden bij één kwestie. Deze ging over onvrede bij de geboden zorg/begeleiding.

De onafhankelijke cliëntvertrouwenspersonen in het kader van de WZD (Zorgbelang) waren in 2021 voor het eerst voor onze clienten beschikbaar.  In het verslagjaar is veel aandacht gegeven aan het kennismaken in de organisatie; met teams en teamleiders. 

 

 

Inspraak en medezeggenschap

 

 

De wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (WMCZ 2018) is met ingang van 1 juli 2020 van kracht geworden.  Pergamijn voldoet nog niet volledig aan deze wet. Op veel woningen is een vorm van inspraak structureel georganiseerd via een bewoners – of verwanten overleg. Maar dit is nog niet overal zo.

De werkgroep Medezeggenschap heeft in opdracht van de RvB/MT in 2020 onder begeleiding van de LSR twee onderzoeken uitgevoerd binnen Pergamijn, naar de mate van bekendheid met en tevredenheid over de invoering van de Wmcz.  In juni 2021 leverde de werkgroep een adviesrapport op met de titel: ”Beter Samen = Samen Beter”. De werkgroep vindt het van groot belang dat zowel Inspraak als medezeggenschap binnen de organisatie doorontwikkeld worden.

 

Het advies van de werkgroep is overgenomen en in 2021 is gestart met een verbeterplan. Kennis delen over de WMCZ, vormgeven van inspraak op elke woning en het inrichten van een bewonersraad op Pepinusbrug in Echt zijn daarin de doelen.   

Enkele voorbeelden:

 

 

De huidige verwantenraad van Slakke Weiden is samen aan het bekijken hoe ze de zeggenschap gaan inrichten op een manier die meer bij hen past. De bewoners geven in een overleg aan dat ze ook wel eens pannenkoeken willen eten als de vrijwilligers komen koken’.

 

‘Binnen Eekhoornweg 1-3 kunnen cliënten in het bewonersoverleg meepraten over de activiteitenplanning, het menu en mogen/ kunnen ze aangeven hoe ze het wonen ervaren en wat ze graag veranderd zouden willen zien. In mei 2022 is er ook weer een verwantenoverleg. Dit heeft lang stilgelegen als gevolg van corona.’

Reflectie over cliëntervaringen

Met  “Dit vind ik ervan”  beschikken we over een prachtige tool om de ervaringen van onze clienten in beeld te brengen, om met hen in gesprek te gaan over hun wensen.   Hiermee is het instrument ons vliegwiel om persoonsgerichte zorg te kunnen realiseren. Het is van groot belang om medewerkers in 2022 te ondersteunen om DVIE in hun werkproces op de juiste wijze in te bedden. 

Hoofdstuk 5

Betrokken en vakbekwame medewerkers

Samen kleur geven aan het leven van onze cliënten”  Dat is de ambitie van onze medewerkers.  Maar als Pergamijn willen we ook onze medewerkers een kleurrijk werkveld bieden. Een werkveld waarbij medewerkers en teams zich kunnen blijven ontwikkelen en waarin zij zich ondersteund voelen in hun werkzaamheden.

Werkend Leren & Ontwikkelen

Al langere tijd bestond de wens om de leeractiviteiten binnen Pergamijn op een andere wijze te organiseren. In het vierde kwartaal van 2020  werd een nieuwe visie op leren vastgesteld: Werkend leren & ontwikkelen (WLO).  In 2021 werden de eerste stappen gezet om deze nieuwe visie in de praktijk te brengen. 

Een visie waarbij op basis van het 70-20-10 principe steeds gezocht wordt naar een passende leeroplossing die aansluit bij wat onze medewerkers nodig hebben om goede zorg te kunnen leveren. 

70-20-10 staat voor drie manieren van leren: hierbij vindt 70% van het leren direct op de werkplek plaats,  20% van het leren ontstaat door contact met collega’s (Interne experts) en 10 % door het leren middels  opleiding en trainingen.

Team Werkend Leren & Ontwikkelen

In 2021 werd het team opleiden formeel omgevormd tot team Werkend Leren & Ontwikkelen.  Allen werkend vanuit dezelfde visie. Vragen vanuit de teams worden niet meer standaard beantwoord door het bieden van een training: maar vanuit een gedegen vraagverheldering en ondersteund door nieuwe vormen van taakondersteuning.

De visie op werkend leren en ontwikkelen is ook van toepassing op de praktijk- en werkbegeleiding van onze leerlingen. Dit nieuwe model van praktijkleren is in 2021 gestart op drie pilot locaties: Reeweg 1-3, Walstro en de Gouverneur van Hövellstraat. Dit in goede samenwerking met de opleidingsinstituten.

Waar voorheen het opleidingsinstituut  leidend was, is nu vanuit de visie van WLO  de dagelijkse zorgpraktijk leidend. Met andere woorden: de leerthema’s sluiten aan bij wat op dát moment op de werkplek nodig is.  Dit leidt tot minder werkdruk bij de studenten en werkbegeleiders, een betere begeleiding én een snellere inzet van de studenten.

 

 

“Feitelijk heeft Corona ons al een beetje geholpen; doordat het door de lockdowns niet mogelijk was om fysieke bijeenkomsten  de organiseren hebben we op 2020 en 2021 al de stap gemaakt naar e-learning.

Een andere praktische vorm van ondersteuning op de werkplek is de introductie van Askme. Een tool die de medewerkers ondersteunt bij het uitvoeren van hun werkzaamheden”

(Rita Vluggen)

Van senior cliëntbegeleider- naar teamleider in opleiding- naar teamleider

 

We vernamen we van een aantal medewerkers- veelal senior cliëntbegeleiders-  de wens om te kunnen doorgroeien naar de functie van teamleider. Deze overstap is best groot want als teamleider ben je integraal verantwoordelijk voor het teamproces en de resultaten. Je krijgt ineens te maken met zaken als leidinggeven en budgetten. Vijf medewerkers werden in staat gesteld om intern een opleiding tot teamleider te volgen. De opleiding bestaat uit twee onderdelen: een op maat gemaakte opleiding door een erkend scholingsinstituut én Pergamijn bood de gelegenheid om binnen de organisatie binnen twee teams als teamleider in opleiding stage te lopen.  Hierin werden zij begeleid door onze eigen ervaren teamleiders.  Inmiddels hebben alle vijf medewerkers hun opleiding succesvol afgerond en vervullen zij op dit moment ook daadwerkelijk de rol van teamleider. 

 

 

 

Het was een prettige ervaring om binnen de organisatie  op verschillende plekken stages te mogen lopen.  Je ziet de verschillen tussen de buitenlocaties en de locaties op Pepinusbrug.  Persoonlijk vond ik in de opleiding een “eyeopener’ om kennis te maken met verschillende leiderschapsstijlen

(Carla Asselman)

 

Een teamleider in opleiding houdt me regelmatig een spiegel voor: waarom doe ik de dingen zoals ik ze doe? In de loop der jaren bouw je zo je routines op. Het is goed om deze af en toe tegen het licht te houden en met elkaar te bespreken

(Sandra Vos)

Inzicht in eigen kwaliteiten: talentenanalyse voor senior cliëntbegeleiders

 

Voor elke organisatie geldt: het menselijk kapitaal is je kostbaarste goed. Zonder gemotiveerde medewerkers sta je nergens. Investeren in mensen is dus cruciaal – zeker in een krappe arbeidsmarkt. En dus lanceerde onze HR-afdeling een aanbod voor alle senior cliëntbegeleiders van Pergamijn: de afname van een Talenten motivatie (TMA) analyse. 115 senioren maakten gebruik van dit aanbod. Deze talenten analyse is gebaseerd op de positieve psychologie en brengt persoonlijke drijfveren, competenties en talenten in kaart. De uitkomsten van de talentenanalyse was voor de meeste deelnemers een eyeopener: de rapportage is treffend en zeer herkenbaar.

En belangrijker nog: Er is géén goed of fout. Het gaat om inzicht te krijgen in sterke en minder sterke kanten van de medewerker.  Senior- cliëntbegeleiders en hun teamleiders gingen vervolgens samen in gesprek op welke wijze de uitkomst van de test kan bijdragen aan de persoonlijke ontwikkeling van de senior in zijn/haar functie. 

Ondersteunende Informatie technologie

De digitale werkplek (Workspace 365) is in 2021 gefaseerd uitgerold. Eind 2021 beschikte elke medewerker over de nieuwe digitale werkplek.  Deze biedt medewerkers nu al veel voordelen: zo is het nu mogelijk om op de werkplek beeld én geluidsopnames af te spelen. Een ander voordeel is dat single sign on gerealiseerd is: met één keer inloggen heb je toegang tot alle applicaties.  Met deze nieuwe werkomgeving is de basis gelegd om nu verder te bouwen aan een ICT-omgeving die medewerkers in de zorg ondersteunt bij de uitvoering van hun taken.

Ondanks alle nieuwe voordelen die de nieuwe werkplek biedt, hebben we ervaren dat zo’n verandering impact heeft. Met name de overgang van team accounts naar persoonlijke accounts  ( a.g.v. AVG) was even wennen voor veel medewerkers. Voor de eerste opvang van vragen stonden ICT-medewerkers van Pergamijn én Openline klaar.  Voor de meest voorkomende vragen hebben we samen met het team van Werkend Leren & Ontwikkelen (WLO) naar mogelijkheden gekeken naar ondersteuning die past  bij de nieuwe vorm van leren volgens 70-20-10.  We hebben een tegel  “werkondersteuning”  ingericht op onze werkomgeving.  Onder deze tegels zijn duidelijke korte instructiefilmpjes te vinden, die medewerkers eenvoudig 24/7 en op het moment dat zij dat nodig hebben, kunnen raadplegen voor het antwoord op een aantal basisvragen. 

In 2021 is veel geïnvesteerd in de inrichting van AFAS.  Een systeem dat de ondersteunende diensten zoals HR en Financiën in hun werkprocessen ondersteund.  Het systeem werd op 1 januari jl. in gebruik genomen en wordt in 2022 verder doorontwikkeld. 

Inwerkprogramma nieuwe medewerkers

Pergamijn vindt het belangrijk dat medewerkers goed ontvangen worden.  Voor bijna alle functies zijn inmiddels op maat gesneden inwerkprogramma’s beschikbaar. Zo zorgen we ervoor dat aan het einde van de inwerkperiode de medewerker kennis gemaakt heeft met alle zaken die voor zijn/haar functie relevant zijn.  Elke nieuwe medewerker heeft vanuit het team een “buddy” die de nieuwe medewerker wegwijs maakt. 

Elke nieuwe medewerker neemt deel aan een Pergamijnbrede introductiedag. Deze dag is in 2021 opnieuw vormgegeven. Een dag waarin medewerkers op interactieve wijze kennis kunnen maken met Pergamijn. Dat levert hele mooie verhalen op,  die ons veel leren over ‘het waarom’ men bij Pergamijn is komen werken. En over de eerste ervaringen van de nieuwe medewerkers.

Opvangteam Pergamijn

In april 2021 pakte het Opvangteam Pergamijn na een periode van een jaar wegens corona haar taken weer op.  Het opvangteam  bestaat uit een aantal collega’s die gespecialiseerd zijn in deskundige opvang na een ingrijpende of schokkende gebeurtenis.  Soms kan een incident een medewerker (of vrijwilliger) emotioneel raken en dan is het goed om daar over te praten.  

Van maart t/m december deden 23 medewerkers een beroep op het opvangteam. In ruim 65% van de casussen vormde agressie van cliënten de aanleiding voor een gesprek.  Bij 26% vormen andere incidenten de aanleiding. Een enkele casus had betrekking op Covid. 

Nieuwe gedragscode

We spannen ons niet alleen in voor een goede dienstverlening aan onze cliënten, maar ook voor een goed werkklimaat voor onze medewerkers. In 2021 vernieuwden we onze gedragscode.  De gedragscode is een leidraad voor integer en zorgvuldig handelen. Daarbij spelen de onderlinge omgangsvormen binnen de organisatie en in de contacten met mensen buiten de organisatie een belangrijke rol.

Het is van belang dat we ons altijd afvragen: ‘Handel ik in het belang van de cliënt?  of  “Handel ik in het belang van Pergamijn?’ . De gedragscode bestaat uit regels en soms ook sancties, maar is ook nadrukkelijk bedoeld als kader voor bewustwording en dialoog.

Teamreflectie 

Teamreflectie is een belangrijk onderdeel van het kwaliteitskader gehandicaptenzorg.  Het doel van teamreflectie is om met elkaar de kwaliteit van het werk en het functioneren van het team scherp te krijgen. Dit doe je door met elkaar vast te stellen wat goed gaat, welke verbeteringen mogelijk of nodig zijn en welke ondersteuning je eventueel nodig hebt om aan de verbeteracties te werken. 

Pergamijn ontwikkelde in 2019 een handreiking voor teamreflectie “Dit vinden wij ervan” – teamreflectie krachtige teams. Teams reflecteerden jaarlijks op één of meerdere kernthema’s:

  • Cliënten hebben een goed leven
  • We werken veilig en gezond
  • We zijn een krachtig team
  • We zorgen voor evenwicht in de bedrijfsvoering.

De bronnen die hierbij gebruikt kunnen worden zijn de resultaten van “Ditvindikervan” registraties en de interne audits, MIC/MIM, RI&E, de ARBO knelpuntenlijst, verzuim-rapportage, financiële rapportages, rapportage uitstroom en exitinterviews of overige bronnen, zoals klachten, BOA’s, etc.

 

Zeker niet alle teams hebben door Corona en arbeidsmarktproblematiek  de ruimte ervaren om expliciet aan de slag te gaan met teamreflectie in een aparte bijeenkomst.  Teams die dit wel gedaan hebben vaak het OP proces, resultaten van audits of incident meldingen als vertrekpunt genomen. Veelal is deze reflectie een moment van verdieping tijdens het reguliere werkoverleg. Soms plant een team een separate bijeenkomst als men gezamenlijk de behoefte voelt om een onderwerp uit te diepen.

 

Reflectie op verbeteren van het OP proces

In  verschillende teams is gestart met verbeteringen in het samenwerken in het OP proces.

  • Het verbeteren van de samenwerking tussen maatje (cliëntbegeleiders) en senior cliëntbegeleiders
  • Het organiseren van casusbesprekingen om zo als medewerker, ook de cliënt waar je minder vaak meewerkt, beter leert begrijpen.
  • Het verbeteren van de wijze waarop de resultaten van “Dit vind ik ervan” gedurende het jaar opgehaald worden en ook daadwerkelijk plek krijgen in het ondersteuningsplan van de cliënt.

Reflectie op bevindingen in het kader van veiligheid

In verschillende teams is gewerkt aan het thema veiligheid: dit naar aanleiding van BHV, HIP of HACCP-audits of naar aanleiding van incidenten.

Relflectie op samenwerking in de driehoek 

Een aantal dagbestedingen en woningen op Pepinusbrug heeft n.a.v. teamreflectie gewerkt aan het bevorderen van de dialoog en de samenwerking in de driehoek cliënt- verwant en begeleiders. In oktober 2021 is Chiel Egberts uitgenodigd ons samen met cliënten, verwanten en medewerkers dieper op het thema “driehoekskunde” in te gaan.  Met het organiseren van een workshop ‘Driehoekskunde’ wilden de teams het contact verstevigen en laten zien hoeveel belang men hecht aan de samenwerking met de verwanten, als het gaat om de zorg voor de cliënten.

Reflectie op samenwerking in coronatijd

Een team ervaarde de werkdruk tijdens de Coronaperiode wegens aanhoudende uitval bij collega’s door ziekte.  Het team nam zelf het initiatief om in een reflectiebijeenkomst met elkaar in gesprek te gaan hoe men dit wilde oplossen. Dit leidde tot het gezamenlijke besluit om een achterwacht in te voeren.  

Reflectie naar aanleiding van clienten met complexe problematiek

In een tweetal teams werd teamreflectie begeleid door het CCE. Deze trajecten worden als zeer opbouwend ervaren.

Reflectie op teamfunctioneren

In een  team is met een externe coach met een miro board (digitaal whiteboard) gereflecteerd op het teamfunctioneren: “waar worden we blij van? Wat zijn kansen en bedreigingen voor ons team”?

Begeleide teamreflectiebijeenkomsten teams Pepinusbrug basiszorg op orde

In het eerste kwartaal van 2021 is met een aantal teams op Pepinusbrug uitgebreid gereflecteerd op de verbetering van de uitvoering van de basiszorg.  Dit naar aanleiding van signalen dat de kwaliteit van zorg onder druk stond.  In deze sessies stonden de ervaringen van de teams centraal. De sessies werden ook bijgewoond door een afvaardiging van staf en directie, om teams de gelegenheid te geven om hun ervaringen met hen te delen. Deze sessies hebben geleid tot verbeterplannen. 

Teamversterkers

Vanuit WLO is het initiatief genomen om teamreflectie “klein” te maken en in te passen in het dagelijks werk. Men is aan de slag gegaan met “teamversterkers”.

Bij deze methode werkt het team aan het versterken op de thema’s  die voor hen op dat moment belangrijk zijn.  Het team bepaalt gezamenlijk het verbeteronderwerp.  Hierna wordt een zogenoemde sprint uitgevoerd.  Een sprint is een korte verbeteractiviteit die binnen 4-6 weken af is.  De uitkomst is een concrete oplossing of verbetering die binnen de invloedssfeer van het team ligt.  Waarna de cyclus vervolgens weer opnieuw start. 

 

“Door middel van samen gekozen verbeterpunten vanuit werkwijze binnen de woning maakten we een prioriteitenlijst. Het team is gewend om snel oplossingen aan te dragen zonder verdieping in de achtergrond en actoren die betrokken zijn bij het verbeterpunt. Door stapsgewijs het probleem aan te pakken werden we geconfronteerd met punten die anders niet voldoende aandacht zouden hebben gekregen. Dit heeft ons geholpen naar een oplossing die we vooraf absoluut niet hadden gezien”

(Jose Hoogenboom over pilot teamversterkers team Lieve Vrouwenstraat)

Basisoorzaken analyse (BOA light)

Om het lerend vermogen van incidenten organisatiebreed te vergroten, zijn alle teamleiders en gedragskundigen geschoold het systematisch analyseren van incidenten via de BOA- light methode. Bij deze methode analyseert het team incidenten stapje voor stapje met behulp van een tijdlijn. 

Er is veel enthousiasme over deze werkwijze. Door samen met het team de tijd te nemen om met behulp van een gestructureerde methode stil te staan één incident, heeft men het gevoel echt tot de kern te komen.  

In ongeveer de helft van de teams is 2021 BOA light methode toegepast.  Op zowel incidenten met medewerkers als incidenten met cliënten. 

 

Reflectie over betrokken en vakbekwame medewerkers 

In het kwaliteitskader gehandicaptenzorg is teamreflectie één van de meest belangrijke onderwerpen.  We zien dat teamreflectie niet zo simpel is gerealiseerd in een tijd waarin Corona en arbeidsmarktproblematiek op de voorgrond staan.  Voor 2022 is het de uitdaging om teamreflectie over goede en veilige zorg beter te faciliteren. 

Het jaar 2021 volgens…


Raad van Toezicht

Centrale Cliëntenraad

Ondernemingsraad

 

Een terugblik door de Raad van Toezicht

 

Een bewogen jaar

2021 volgens de Raad van toezicht

Aan voorzitter Carla Langen vroegen we hoe de raad terugkijkt op 2021.

Bestuur
“We kijken terug op een bewogen jaar waarin er een aantal belangrijke bestuurlijke vraagstukken op de agenda stonden. Zo is in 2021 Annette Imhof als interim bestuurder aangesteld en zijn we samen met het MT op zoek gegaan naar een bestuurder voor de lange termijn. Daarbij hebben we de ervaringen en gedachten van de Teamleiders laten meewegen. De zoektocht is geslaagd en we zijn dan ook heel content met het resultaat. We hebben met de aanstelling van Jessica Heuperman een bestuurder gevonden die nu en in de toekomst aan het roer wil staan van Pergamijn.”

“Er zijn keuzes gemaakt in de doelstellingen en ambities voor het gezondheidscentrum en daarmee ook in de aansturing daarvan. Nils Venema is aangesteld als manager van het gezondheidscentrum en Roald Paaps als nieuwe directeur zorg van de buitenlocaties. Belangrijke functies in de organisatie die nu ingevuld zijn waarmee we de continuïteit en kwaliteit van onze zorg verder kunnen ontwikkelen.”

Incident
“We blikken ook terug op een zeer verdrietig douche-incident waarbij een cliënte ernstige brandwonden opliep. Dat had een grote impact op haarzelf, haar verwanten maar ook op het team. De zorg en aandacht voor elkaar was hartverwarmend. Het is dan ook heel fijn dat de familie en de cliënte dit ook zo hebben ervaren en hebben gekozen om na een periode van intensieve zorg in het Klinikum in Aken terug thuis te keren naar Pergamijn.”

Dynamiek
“We bevinden ons in een continu dynamisch proces van ontwikkelingen. Zo blijven we ons altijd de vraag stellen of we nog wel op de goede route zitten en we ons op de goede wijze met elkaar verhouden. Dat heeft impact op de integraliteit van de afwegingen die je als organisatie moet maken. Corona heeft ook in 2021 voor moeilijke dilemma’s gezorgd. Een evenwichtsbalk die balanceert tussen enerzijds het welzijn van de cliënt en anderzijds de gezondheid en medische risico’s. Met veel zorg voor de bewoners zijn er dan ook veel lastige thema’s beslecht. Bijvoorbeeld wel of geen dagbesteding, bezoek ontvangen, vaccineren of andere onderwerpen die grote impact hebben op het leven van de bewoners, cliënten thuis en hun verwanten. Er lag een grote druk op iedereen, maar ook op het thuisfront van de medewerkers. Niet alleen op het werk, maar ook thuis is men streng geweest om cliënten te beschermen tegen het virus. Dat verdient aandacht en een dikke duim voor iedereen.”

Personeel
“Tegelijk met de strijd tegen het virus kampen we ook met een hardnekkig personeelsprobleem. Een groot aandachtspunt, waar we met z’n allen in de hele zorgsector mee te maken hebben. Vooral in Limburg is dit vraagstuk nog dringender dan in de rest van Nederland. Er is in een relatief klein gebied een groot zorgaanbod. Daarom is er onderlinge samenwerking nodig om tot een structurele oplossing te komen voor de hele zorg. Dat is een bijzondere opdracht die veel creativiteit en vernieuwingszin vergt. Pergamijn heeft een grote pool aan betrokken en loyale medewerkers die al lang bij ons werken, maar we zien helaas ook een ongewenst verloop. Nieuwe medewerkers vergissen zich soms in het werken binnen onze sector en vertrekken dan weer sneller dan wij en onze cliënten wensen. Tijd om in te grijpen dus. Daarom heeft Pergamijn o.a. haar Lange Termijn Huisvesting Plannen nog eens goed onder de loep genomen. We besloten pas op de plaats te maken en de bouwplannen uit te stellen om nog eens goed te onderzoeken waar ook in de toekomst behoefte en nood aan is. We willen goede en prettige woonvoorzieningen bieden aan onze cliënten, maar we zien tegelijk ook een terugloop van het aantal cliënten. Dat noodzaakt ons om ook goed naar de cijfers te kijken. Als we investeren willen we dat wel doen voor een lange tijd waar cliënten nog lang en fijn kunnen wonen en waar ook medewerkers optimaal hun werk kunnen doen.”

“2021 was een jaar van belangrijke besluiten, verdrietige momenten, volharding en bezinning. Een bewogen jaar dus. We willen iedereen dan ook nog eens een hart onder de riem steken en een groot compliment geven.”

Reflectie op het kwaliteitsrapport 

De raad van toezicht kan zich goed vinden in de inhoud van het kwaliteitsrapport. Het was een jaar waarin medewerkers en cliënten geconfronteerd werden met de gevolgen van corona. Het jaar 2021 was ook een jaar met een bestuurswissel en veranderingen in het management. Samen hebben we onderzocht  welke stappen nodig zijn om de zorg en dienstverlening binnen Pergamijn naar een hoger niveau te tillen.

Het rapport geeft op hoofdlijnen de resultaten weer van belangrijkste ontwikkelingen in 2021 en de speerpunten voor het jaar 2022 en verder… met de aanscherping van de strategische koers door het project  “Pergamijn bekent kleur” zijn inmiddels in 2022 de eerste stappen gezet.

Carla Langen

Voorzitter Raad van Toezicht

Een terugblik door de Centrale Cliëntenraad 

2021 volgens de Centrale Cliëntenraad

2021 is een bewogen jaar geweest. Iedereen heeft te maken gehad met het coronavirus, de daarbij behorende maatregelen en de gevolgen ervan. Ook op bestuurlijk- en organisatorisch niveau is er veel veranderd bij Pergamijn. Veranderingen die geen directe maar wel indirecte invloed hadden op de kwaliteit van leven van de bewoners/cliënten. De centrale cliëntenraad is nauw betrokken geweest bij deze ontwikkelingen in de organisatie.

Organisatie ontwikkelingen

Zo heeft de CCR advies uitgebracht over de wijzing naar een nieuwe organisatiestructuur op basis van twee zorgclusters en over diverse nieuwe benoemingen in de top van de organisatie: van de nieuwe bestuurder, directeur, manager van het Gezondheidscentrum en de bestuurssecretaris. 

 

Jaar van onderzoek

De CCR merkt dat er een frisse wind waait in de organisatie. Nadat het meerjarenbeleid “Pergamijn kiest kleur” in 2019 werd vastgesteld, is Pergamijn zoekende geweest in de weg om voorgenomen ambities te realiseren. In 2021 is een pas op de plaats gemaakt om te onderzoeken welke stappen nodig zijn om ervoor te zorgen om de zorg en ondersteuning van onze clienten niet alleen nu, maar ook op de lange termijn duurzaam te verbeteren.  Als CCR zijn we door de bestuurder meegenomen in de bevindingen van alle onderzoeken en inmiddels anno voorjaar 2022 ook bij de diverse verbeterplannen.  De drie commissies van de CCR werden op de verschillende deelonderwerpen uitgebreider geïnformeerd. Zo is de commissie Kwaliteit van Zorg geïnformeerd over het plan “basiszorg op orde” en de ontwikkeling van het Gezondheidscentrum Pergamijn naar een integraal behandel – en expertise centrum. De commissie wonen  over de herziening van het lange termijn huisvestingsplan en de commissie financiën over de begroting en onderliggende onderwerpen als de in- door en uitstroom van cliënten, de investeringen voor nieuwbouw en renovatie, en de inhuur van externe medewerkers.

Impact Corona 

In 2021 is natuurlijk naast alle organisatie ontwikkelingen ook veel aandacht uitgegaan naar het Corona beleid van Pergamijn. Bijvoorbeeld aan het vaccinatiebeleid. Door de aanhoudende coronapandemie was Pergamijn net als in 2020 ook in 2021  genoodzaakt om maatregelen in te voeren, die bedoeld waren om besmettingen te voorkomen maar die wel een beperkend effect hadden op het leven van de clienten. Als CCR waren we in het Corona adviesteam (CAT) vertegenwoordigd. Hierdoor konden we als CCR in het CAT steeds aandacht vragen voor het welzijn van onze cliënten en de wijze waarop over de maatregelen met verwanten werd gecommuniceerd.

Reflectie op kwaliteitsrapport 

De cliëntenraad heeft kennis genomen van het kwaliteitsrapport 2021.  Het rapport geeft een duidelijke weergave van de werkelijkheid en geeft inzicht in prioriteiten binnen Pergamijn als het gaat om leren en verbeteren van kwaliteit. 

2021 volgens de Ondernemingsraad

Een stevig coronajaar

2021 was voor Pergamijn een stevig coronajaar. De impact op cliënten was groot en ook van de medewerkers werd er veel gevraagd.  Een belangrijk thema was de dagbesteding voor cliënten:  wel of geen reguliere dagbesteding of op een andere manier of plaats. Ook het hoge ziekteverzuim en daarmee  de druk op de roosters en de financiële impact van personeel niet in loondienst waren in 2021 belangrijke gespreksonderwerpen. De krapte op de arbeidsmarkt heeft ook op Pergamijn een stevige impact. Behalve een financiële aanslag doet dit ook een beroep op de veerkracht van onze medewerkers en cliënten.  Die factoren hebben dan ook onze constante bezorgdheid en daarom aandacht gehad in het gesprek met de verschillende bestuurders met als doel om juist meer rust en stabiliteit te bieden voor iedereen.

Prioriteiten
Door de impact van corona en daarmee prioriteitswijzigingen zijn er een aantal onderwerpen die op de planning stonden in 2021 komen te vervallen, zoals een aantal pilots om centraal te roosteren en duurzame inzetbaarheid van personeel. Ook was het helaas niet mogelijk om de RI&E, risico-inventarisatie per woning te doen omdat externe partijen door corona geen bezoek aan de woningen konden brengen. Deze onderwerpen hebben in 2022 weer onze volle aandacht. Door de aandacht in de media voor de ontwikkelingen bij the Voice of Holland kreeg wel het onderwerp seksueel overschrijdend gedrag, ter preventie, extra aandacht bij Pergamijn.

Thuiswerken
Door het thuiswerkadvies was het voor de OR jammer genoeg niet mogelijk om elkaar fysiek te ontmoeten en betekende deze beperking ook dat de fysieke scholingsdagen voor de OR, net als voor zo vele van onze medewerkers, in 2021 niet of nauwelijks mogelijk waren.

Bestuurswisselingen
2021 was een jaar van bestuurswisselingen. In de eerste helft van 2021 was Annette Imhof interim bestuurder van Pergamijn en gesprekspartner voor de OR. Met haar heeft de OR de onderhandelingen over een sociaal plan voor Pergamijn gevoerd. In juni 2021 hebben de betrokken partijen dit sociaal plan kunnen vaststellen en ondertekenen. In de tussentijd ging Pergamijn op zoek naar een nieuwe vaste bestuurder. De OR is van begin af aan door de Raad van Toezicht (RvT) meegenomen in de benoemingsprocedure en heeft hierin haar advies en instemmingsrecht kunnen geven. Per 1 juli is onze nieuwe bestuurder Jessica Heuperman gestart. Na haar eerste 100-dagen heeft zij in een korte tijd een scherpe analyse gemaakt hoe de organisatie ervoor staat en wat Pergamijn nodig heeft. Dat zij daarbij aandacht heeft voor onze medewerkers geeft de OR vertrouwen. Door met elkaar in verbinding en gesprek te blijven kunnen we samen binnen Pergamijn dezelfde richting inslaan.

Strategische koers
Ondanks de wisselingen in het bestuur blijft de in 2019 vastgestelde strategie het uitgangspunt. Wel zal er, ondersteund door het externe bureau AT Osborne, aanscherping van de koers die Pergamijn vaart plaatsvinden in 2022. Hiermee is in 2021 een start gemaakt.

Reflectie door Ondernemingsraad

De ondernemingsraad heeft kennis genomen van het kwaliteitsrapport 2021. Het rapport geeft een reëel inzicht met betrekking tot prioriteiten/ verbeterpunten als het gaat om kwaliteit van zorg.

Jo van den Essen

Voorzitter Ondernemingsraad 

Een terugblik door de Ondernemingsraad 

 

Het jaar 2021

in cijfers

 

 

Cliënten aantallen

Aantal cliënten extramuraal

Cliënten naar geslacht

Cliënten naar leeftijdscategorie

Cliënten naar financiering

Verdeling cliënten per ZZP

Meldingen van incidenten Cliënten (MIC)

GedragMedicatieVallenOverig
20202916167950687
20212595177150995

Vallen

Gedrag

Medicatie

Melding incidenten medewerkers (MIM)

Soort20202021
Agressie111167
Arbeidsongeval1722
Gedrag326399
Uitval bereikbaarheidsdienst88
Overig41
Totaal467597

Aantal medewerkers 2021

FunctieAantal medewerkers (einde verslagjaar)
Medewerkers in de zorg969
Medewerkers in de ondersteuning150
Aantal vrijwilligers539
Aantal stagiaires62
Aantal leerlingen24
Totaal1146

In- en uitstroom per functie (fte)

FunctiegroepInstroomUItstroom
Assistent Cliëntbegeleider44,0330,57
Cliëntbegeleider50,0373,38
Teamleider1,898
Overige functies21,5822,47
Totaal124,22148,79

Medewerkers verdeling leeftijdscategorie

Verzuim 

Het gemiddelde voortschrijdende verzuimcijfer voor 2021 is 8,51% .